Moldova: actele care se fac înainte de plecare

Ce trebuie făcut

Există documente care există doar în țara emitentă. Certificatul de integritate, duplicatele actelor de stare civilă, extrasele din registre, legalizarea actelor școlare și universitare — toate se fac în Moldova, prin autorități moldovenești, după reguli moldovenești.

Decizia principală aici nu este „de care act am nevoie”, ci când să îl faci. Din altă țară, comanda aceluiași act se transformă în procură, expediere și așteptare, iar comisia de admitere nu va aștepta.

A doua decizie este apostila. Fără ea, o instituție străină nu este obligată să accepte un act moldovenesc: apostila este exact modul în care un stat confirmă semnătura și sigiliul altuia. Se obține înainte de plecare, acasă, după o procedură clară și la un preț clar.

Ce autoritate răspunde de ce

Trei adrese diferite, iar confundarea lor costă:

• Agenția Servicii Publice — actele de stare civilă, certificatele, extrasele, duplicatele.
• Ministerul Educației și Cercetării — actele școlare și universitare: ce se eliberează, cum se autentifică și cum se recunosc studiile străine.
• Ministerul Justiției — apostila. Este o autoritate separată și un pas separat, nu un serviciu din interiorul primelor două.

Ordinea acțiunilor

1. Adună lista de cerințe a părții care primește, nu una generală. Lista o stabilește cel care primește actele: universitatea, autoritatea de recunoaștere sau consulatul. Până nu ai lista, nu ai ce autentifica.
2. Obține actele în sine. Un duplicat, un certificat, un extras — fiecare are propriul termen de eliberare și nu curge în paralel cu apostila.
3. Pune apostila. Procedura are două regimuri, obișnuit și urgent, iar ele costă diferit. Termenul depinde și de încărcarea autorității, deci o rezervă este necesară chiar și pentru cel urgent.
4. Fă traducerea. Într-o țară este suficientă traducerea consulară cu legalizare, în alta e nevoie de un traducător autorizat din lista oficială a țării primitoare, în a treia traducerea poate fi comandată deja la fața locului. Sunt trei răspunsuri diferite, iar alegerea o face cerința părții primitoare.
5. Verifică situațiile speciale. Actele din perioada sovietică, diplomele cu o durată de studii mai scurtă, adeverințele de la o universitate străină — fiecare are o rezervă proprie.
6. Închide formalitățile moldovenești care nu au legătură cu studiile. Evidența militară este o procedură separată, se face acasă și de obicei este amintită la frontieră.

Ce merge prost

Apostila este pusă înainte de a afla cerințele. Uneori este nevoie de apostilă pe original, uneori pe o copie notarială, uneori pe traducere. Ghicită greșit, înseamnă un nou drum la autoritate.

Se autentifică doar traducerea. În unele cazuri legalizarea este cerută atât pentru original, cât și pentru traducere — una din două nu acoperă cerința.

Se face economie la urgență acolo unde e nevoie de rezervă. Regimul obișnuit este mai ieftin, dar termenele depind de încărcare. A planifica după limita de jos a intervalului înseamnă a planifica după cea mai bună zi a autorității.

Se merge la orice traducător. Unele țări acceptă traducerea doar de la un traducător autorizat din lista lor oficială. O traducere făcută de altcineva nu devine document.

Un act vechi este depus ca unul obișnuit. Pentru diplomele din perioada sovietică poate fi necesar un duplicat, iar actele școlare cu o durată de studii mai scurtă au o regulă proprie de recunoaștere. A afla asta după depunere costă o lună.

Se uită termenul de valabilitate al adeverinței. O adeverință eliberată prea devreme poate fi deja expirată la momentul depunerii, după regulile țării primitoare. Este cel mai frecvent motiv de refacere și singurul care nu se poate repara ulterior — doar calcula din timp.

Unde este spus oficial

• Agenția Servicii Publice — agenția serviciilor publice: actele de stare civilă, certificatele, extrasele și modul de solicitare.
• Ministerul Educației și Cercetării — ce se eliberează pentru actele școlare și universitare și cum se legalizează.
• Ministerul Justiției — apostila, regimurile și taxele ei.

Cum verifici că cerința nu s-a schimbat

Verifică nu doar lista, ci și termenul de valabilitate al actului, și numără-l invers, de la data depunerii, nu înainte, de la data eliberării.

Taxele și termenele sunt adunate mai jos, fiecare cu link către sursa primară și cu data verificării. Lângă ele stau cerințele a două țări primitoare — ele arată de ce sunt necesare apostila și traducerea autorizată: cerința o pune nu Moldova, ci cel care primește actul.